Que vous souhaitiez justifier de votre immatriculation au RCS (registre du commerce et des sociétés) ou que vous vouliez en savoir plus sur le compte d'une entreprise en particulier, l'obtention d'un extrait KBIS est bien souvent le seul document qui vous permettra d'avancer dans vos démarches. Mais, quelle est la procédure à effectuer pour l'obtenir ? On fait le point dans cet article.
Quelles informations contient un extrait KBIS ?
L'extrait KBIS est un document qui joue le rôle de la carte d'identité d'une entreprise. Il contient des informations essentielles, telles que :
- le nom ou la dénomination sociale d'une société,
- son numéro SIRET / SIREN,
- son code APE/NAF,
- l'activité professionnelle principalement exercée (activité commerciale, prestations de services, profession libérale, etc.),
- sa date de création,
- le nom du dirigeant actuel,
- le nombre de salariés,
- le montant du capital,
- l'adresse de son siège social,
- son statut juridique (SARL, SAS, EURL, etc.),
- sa situation économique (en activité, en redressement judiciaire, en cessation d'activité).
Le KBIS ayant pour rôle de fournir des informations exactes sur une société, son dirigeant est tenu de faire une déclaration aux services administratifs concernés de tout changement dans un laps de temps maximum d'un mois. C'est pourquoi notamment la durée de validité de ce type de document n'excède pas les trois mois.
Qui possède ce type de document ?
L'extrait KBIS est un document disponible pour toutes les entreprises inscrites au RCS ou au répertoire des métiers. Certaines associations en possèdent également un suivant l'activité qu'elles exercent. Certaines entreprises, selon leur statut juridique, vont posséder un document équivalent, appelé extrait K ou extrait D. C'est le cas notamment des auto-entrepreneurs, des micro-entreprises (ou entreprise individuelle) et des artisans.
À partir de quel moment une entreprise peut-elle obtenir un extrait KBIS ?
Généralement, ce papier administratif n'est disponible que plusieurs semaines après la création et l'immatriculation d'une société auprès du service de l'INSEE. En effet, le KBIS étant la preuve de l'existence légale d'une entreprise, ce dernier ne peut être délivré tant que la société n'est pas officiellement créée.
Pourquoi peut-on avoir besoin d'un extrait KBIS ?
Malgré la simplification des démarches administratives des entreprises, les extraits KBIS restent indispensables pour certaines formalités, comme :
- l'ouverture d'un compte bancaire professionnel,
- la demande d'un prêt bancaire,
- pour participer à un appel d'offres public,
- pour l'achat de fournitures dans le cadre de son activité professionnelle,
- afin de vérifier les informations et le cadre légal d'une entreprise dans l'exercice de son activité (inscription au RCS ou au Répertoire des Métiers).
Qui peut demander un extrait K-BIS ?
Toute personne majeure peut demander ce type de documents. Il s'agit d'un document non confidentiel qui peut être consulté par tous. Généralement, les démarches pour obtenir un K-BIS sont payantes. Sauf, pour l'entrepreneur qui peut depuis peu récupérer son extrait KBIS en ligne gratuitement. Habituellement, ce sont les services de l'administration fiscale qui peuvent demander ce genre de papiers administratifs. Cependant, certains clients ou entreprises partenaires peuvent également souhaiter en savoir davantage sur une société. Par exemple, pour s'assurer de sa solvabilité et pour avoir une garantie de sa stabilité, avant de conclure un accord ou un contrat sur le long terme.
Comment obtenir l'extrait KBIS d'une société ?
Pour obtenir l'extrait K-BIS d'une entreprise, plusieurs options sont possibles. Il est en effet possible de faire la procédure d'obtention de KBIS en ligne ou en se rendant directement auprès des services administratifs compétents.
Se rendre au Tribunal de commerce
Si le demandeur souhaite obtenir son K-BIS rapidement, il peut en faire la demande auprès du Tribunal de commerce dont dépend la société. Le service du greffe du Tribunal se chargera de lui transmettre en main propre l'acte demandé.
À savoir, cette démarche est payante (2,69 €), mais a l'avantage de permettre au demandeur de repartir avec l'acte voulu en format papier. Seul inconvénient, cette démarche prend du temps. Il faut se déplacer jusqu'au Tribunal de commerce et attendre l'émission de vos documents par les services concernés.
Par courrier
Si vous ne pouvez pas vous déplacer au Tribunal de commerce, vous avez toujours la possibilité d'envoyer un courrier pour formaliser votre demande. L'extrait KBIS demandé vous sera alors transmis par voie postale. Le coût de cette démarche est normalement de 4,03 €.
Faire sa demande sur Infogreffe
Si vous souhaitez obtenir un KBIS sans avoir à vous déplacer, sachez qu'il est possible de commander ce type de documents en ligne. Infogreffe est un site qui répertorie toutes les entreprises immatriculées en France. Ce site Web offre un accès gratuit aux informations basiques des entreprises (nom, date de création, numéro SIRET et SIREN, situation judiciaire, etc.). Toutefois, pour pouvoir télécharger le K-BIS complet d'une entreprise, il faudra le commander sur ce site. À noter que le coût d'émission de ces documents est de 3,37 € /acte.
Enfin, si vous êtes amené à commander régulièrement des extraits KBIS, vous avez la possibilité de souscrire un abonnement annuel à Infogreffe qui vous donnera un accès illimité aux documents voulus.
Quid du cas où le demandeur est le dirigeant de l'entreprise ?
Si le demandeur est le chef d'entreprise, il peut faire sa demande gratuitement sur le site Monidenum. Cette plateforme numérique créée récemment permet aux entrepreneurs d'effectuer leurs formalités administratives facilement en ligne. Il leur suffit juste de se créer un espace personnel grâce à leur numéro SIRET et de télécharger gratuitement leur extrait KBIS.
Faire appel à un prestataire de services sur Internet
Certains prestataires sur le Web proposent de faire votre demande de KBIS à votre place. Ce qui peut s'avérer utile si vous n'avez pas le temps de vous en occuper. Le service proposé est souvent rapide et fiable pour obtenir votre KBIS dans les meilleurs délais.
Est-il possible d'obtenir le KBIS d'une société radiée ?
Même lorsqu'une entreprise a été mise en situation de liquidation judiciaire et qu'elle ne fonctionne plus. Il est possible d'obtenir un KBIS de radiation. Cet acte est en effet très pratique pour vérifier qu'une entreprise n'exerce pas illégalement ou qu'elle n'usurpe pas l'identité d'une autre entreprise radiée.
La demande de ce type de KBIS un peu particulière peut se faire en suivant la même procédure qu'une demande de KBIS classique :
- en ligne : sur Infogreffe,
- par courrier,
- au Tribunal de commerce.